Hoe tijdsperceptie per cultuur verschilt en wat dit betekent voor samenwerking
Tijd speelt een cruciale rol in ons leven, zowel privé als op het werk. We hebben continu te maken met deadlines, tijdsdruk en afspraken. Maar hoe mensen tijd waarnemen en ermee omgaan, verschilt sterk per cultuur. In sommige culturen is punctualiteit heilig, terwijl in andere flexibiliteit juist wordt gewaardeerd.
In haar boek The Culture Map beschrijft Erin Meyer hoe verschillende culturen omgaan met planning en tijdsperceptie. In dit artikel ontdek je hoe dit van invloed is op samenwerking en hoe je hier in een internationale werkomgeving rekening mee kunt houden.
Lineaire vs. flexibele tijdsopvatting
Stel, je hebt een vergadering met een potentiële klant om 13.00 uur. De reistijd naar de vergaderlocatie bedraagt ongeveer een uur, dus je vertrekt om 11.30 uur om eventuele vertraging op te vangen. Onderweg kom je in een file terecht door een gestrande vrachtwagen. Vervolgens merk je dat je bijna zonder brandstof zit en moet tanken. Je GPS geeft aan dat je nu 6 à 7 minuten later aankomt. Wat doe je?
- Bel je je afspraak om je excuses aan te bieden en aan te geven dat je om 13.07 uur arriveert?
- Vind je 7 minuten uitloop acceptabel en rijd je gewoon door zonder melding?
- Sta je er überhaupt niet bij stil en verwacht je dat de klant op locatie er ook geen probleem van maakt?
Welke optie je kiest, hangt af van je culturele perceptie van tijd. Meyer onderscheidt twee benaderingen: een lineaire tijdsopvatting en een flexibele tijdsopvatting.
Lineaire tijdsopvatting
In culturen met een lineaire tijdsopvatting is tijd een gestructureerd en voorspelbaar concept. Mensen uit deze culturen kiezen waarschijnlijk voor de eerste optie: ze bellen hun afspraak om de vertraging te melden. Punctualiteit wordt gezien als een teken van respect, en te laat komen kan als storend of zelfs beledigend worden ervaren.
Voorbeelden van culturen met een lineaire tijdsopvatting zijn Nederland, Duitsland en de Verenigde Staten.
Flexibele tijdsopvatting
In culturen met een flexibele tijdsopvatting is tijd minder strak georganiseerd en wordt vertraging als een natuurlijk gegeven gezien. Hier is het vanzelfsprekend dat onvoorziene omstandigheden invloed hebben op de planning. In deze culturen maakt het weinig uit of je om 13.00 uur of om 13.07 uur arriveert.
Landen met een flexibele tijdsopvatting zijn onder andere India, Zuid-Amerikaanse landen en veel Afrikaanse landen.
De Planning-schaal
De manier waarop een cultuur tijd organiseert, wordt beïnvloed door externe factoren. Aan de linkerkant van de Planning-schaal staan culturen waar tijd voorspelbaar is:
- Het openbaar vervoer is betrouwbaar.
- Processen verlopen volgens plan.
- Overheidsregels worden consequent nageleefd.
Aan de rechterkant van de schaal staan culturen waar tijd minder voorspelbaar is:
- Het openbaar vervoer is minder punctueel.
- Politieke en economische systemen zijn instabieler.
- Zelfs natuurlijke omstandigheden, zoals extreme weersomstandigheden, maken tijdsplanning moeilijker.
De Planning-schaal toegelicht
Duitse, Angelsaksische en Noord-Europese landen bevinden zich aan de linkerzijde van de schaal. Zuid-Europese en Latijns-Amerikaanse culturen zitten in het midden en het Midden-Oosten en Afrikaanse landen bevinden zich aan de rechterkant. Aziatische culturen zijn verdeeld: Japan heeft een lineaire tijdsopvatting, terwijl China en India een flexibelere benadering hanteren.
Houd in gedachten dat deze posities relatief zijn. Nederlanders kunnen klagen dat Spanjaarden een half uur te laat zijn, terwijl Spanjaarden vinden dat Brazilianen zich helemaal niet aan deadlines houden.
Miscommunicatie door tijdsperceptie
Tijd is meer dan alleen de cijfers op de klok. Het beïnvloedt ook hoe je afspraken maakt, organiseert en tegen flexibiliteit aankijkt. Wat in de ene cultuur als slordig of ongeorganiseerd wordt gezien, kan in een andere cultuur juist als efficiënt en mensgericht worden beschouwd.
Tijd in een zakelijke context: een vergadering
Stel je voor dat je een vergadering bijwoont in Nederland. De agenda is vooraf gemaild en alle deelnemers hebben een CC ontvangen. Als je nog agendapunten wilde toevoegen, moest je dit per mail aangeven. Tijdens de vergadering worden de punten in strikte volgorde behandeld en de gespreksleider bewaakt de tijd. Aan het einde blijkt dat punt 8 meer aandacht nodig heeft, dus wordt er een nieuwe vergadering gepland.
Dit is typisch voor culturen met een lineaire tijdsopvatting.
In Zuid-Amerikaanse vergaderingen verloopt dit anders. De agenda speelt een minder grote rol; besproken wordt wat op dat moment belangrijk is. Als een onderwerp aan het einde van de vergadering nog niet is afgerond, loopt de vergadering gewoon door—soms een uur langer dan gepland. Dit wordt niet als inefficiënt gezien, maar als noodzakelijk om tot een goed besluit te komen.
Effectief omgaan met de Planning-schaal als leidinggevende
Nederlanders bevinden zich aan de linkerzijde van de Planning-schaal, wat kan leiden tot zakelijke misverstanden in internationale samenwerking. Als leidinggevende is het belangrijk om je bewust te zijn van culturele verschillen en flexibel te kunnen schakelen.
Bezoek je een andere cultuur?
Een effectieve strategie is het aanpassen van je stijl aan de lokale normen. Achterhaal wat in die cultuur als effectief wordt gezien en pas je aan, zonder je eigen waarden volledig los te laten.
Leid je een multicultureel team?
Dan is enkel je stijl aanpassen niet voldoende. Het is belangrijk om een duidelijke teamcultuur te creëren. Organiseer een sessie waarin je bespreekt hoe jullie als team omgaan met tijd en afspraken. Wat betekent flexibiliteit voor iedereen? Welke structuur hanteren jullie in vergaderingen?
Door dit vooraf te bespreken, voorkom je misverstanden en frustraties. Het team kan samen een set afspraken opstellen die de gebruikelijke methodes van hun thuisland vervangt. Als teamleider is het vervolgens jouw taak om deze afspraken te monitoren en evalueren.
Tijd is relatief
Er is geen universele juiste manier om met tijd om te gaan. Culturen aan beide zijden van de Planning-schaal kunnen elkaar inefficiënt vinden.
- In een lineaire cultuur wordt een presentatie precies op tijd afronden gezien als respect voor de agenda.
- In een flexibele cultuur kan dat juist als ongeïnteresseerd overkomen, omdat de inhoud belangrijker wordt gevonden dan de tijd.
Door je flexibel op te stellen en inzicht te krijgen in de tijdsopvattingen van anderen, kun je misverstanden voorkomen en effectiever samenwerken.
Meer weten over The Culture Map?
In The Culture Map (2014) beschrijft Erin Meyer hoe internationale zakenmensen verschillen in communicatie en besluitvorming. Ze introduceert acht schalen waarop culturen van elkaar kunnen verschillen, waaronder de Planning-schaal.
Bron: Erin Meyer – The Culture Map. Begrijp hoe mensen denken, leidinggeven en dingen bereiken binnen verschillende culturen. (2019). Business Contact.